Trasferte e missioni, rimborsi fuori dal reddito.
I rimborsi spese riconosciuti ai dipendenti per trasferte e missioni non concorrono alla formazione del reddito imponibile, a condizione che siano adeguatamente documentati. A chiarirlo è la circolare n. 15/E diffusa dall’Agenzia delle Entrate, che fornisce le istruzioni operative sulle novità introdotte dalla Legge di bilancio 2025 (legge n. 207/2024) in materia di trattamento fiscale delle indennità di trasferta e di missione.
Il documento di prassi fa il punto sulle regole applicabili ai redditi da lavoro dipendente, autonomo e d’impresa, delineando in modo puntuale le condizioni per l’esclusione dei rimborsi dalla tassazione e i casi in cui è obbligatorio ricorrere a strumenti di pagamento tracciabili.
Tra le principali novità, l’Agenzia chiarisce che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto sostenute per trasferte o missioni all’interno del territorio comunale non rientrano più nel reddito imponibile, anche in assenza di documentazione rilasciata dal vettore. È sufficiente, infatti, che le spese siano “comprovate e documentate” con modalità alternative. In questo contesto rientra anche il rimborso chilometrico per l’utilizzo dell’auto privata, calcolato sulla base delle tabelle Aci, che resta escluso dal reddito anche per le trasferte effettuate all’interno del comune.
La disciplina si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. Fuori dalla tassazione anche i rimborsi documentati per pedaggi autostradali e parcheggi sostenuti durante le trasferte.
Ampio spazio è dedicato, inoltre, al tema della tracciabilità dei pagamenti. La circolare recepisce le modifiche introdotte dalla Manovra 2025 e dal decreto fiscale (Dl n. 84/2025), precisando che dal 1° gennaio 2025 i rimborsi per spese di vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente (NCC) non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenuti con strumenti di pagamento tracciabili. L’obbligo vale sia per le trasferte all’interno del comune sia per quelle fuori dal territorio comunale e si estende anche ai servizi resi tramite piattaforme di mobilità.
Restano invece escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese di viaggio effettuate con mezzi di trasporto diversi da taxi e NCC – come autobus, treni, aerei e navi – così come i rimborsi riconosciuti sotto forma di indennità chilometrica. Un quadro che punta a semplificare le regole, senza rinunciare ai controlli, nel delicato equilibrio tra agevolazioni fiscali e trasparenza.
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